Gezocht: naam platform digitalisering in- en uitstroom van personeel

Gezocht: naam platform digitalisering in- en uitstroom van personeel
HelloGoodbye is een naam die we nu in gedachten hebben..

Het platform zorgt voor een 'warm welkom' bij indiensttreding waardoor de medewerker sneller productief is en er vertrouwen is gecreëerd door waar te maken wat de medewerker verwacht van de organisatie. Daarnaast borgt het systeem praktische zaken en kennis die anders verloren gaat bij uitdiensttreding. Sleutels, pasjes en telefoons blijven niet achter bij medewerkers en verzekeringen en abonnementen lopen niet onnodig door. Denk bijvoorbeeld aan bedrijfsfitness abonnementen.

Voordat een nieuwe medewerker start bij een organisatie of het bedrijf verlaat, dan moet er heel wat geregeld. Denk bij indiensttreding aan: registratie in de personeelsadministratie, een werkplek, inloggegevens voor verschillende systemen, een verklaring omtrent gedrag, een telefoon of een medewerkerspas. Wanneer een medewerker het bedrijf verlaat, moet je denken aan: afmelding bij pensioenfonds, arbodienst, lease-auto inleveren, mobiele telefoon en computerapparatuur retour, getuigschrift opstellen, exit interview. Door middel van het platform worden, als de medewerker wordt aangenomen of het bedrijf verlaat, deze processen automatisch in gang gezet.

Uit onderzoek van HR Praktijk uit 2014 blijkt dat de helft van de organisaties dit nog niet heeft geautomatiseerd.

Voordelen: minder foutgevoelig, waardevolle medewerkers worden vrijgemaakt van administratieve handelingen die veel tijd vergen. Medewerkers kunnen meer worden ingezet voor strategische taken. Meer focus op belangrijke zaken zoals talentmanagement, duurzame inzetbaarheid.

Indienst: elke nieuwe medewerker wordt voorzien van relevante informatie die nodig zijn voor de functie en nodig zijn om de organisatie te leren kennen. Het inwerkprogramma kan onderdeel worden gemaakt van het platform, waardoor iedereen goed wordt ingewerkt en wordt begeleid. Niemand wordt ‘vergeten’!

Uitstroom: de generatie babyboomers verlaat oa de komende jaren de arbeidsmarkt, veel kennis gaat hiermee verloren. Via de automatisering van het uitstroom proces kan een groot deel van deze kennis worden geborgd (door bijvoorbeeld exit interviews).

Platform: een autonoom platform wordt als workflowmanagementsysteem ingericht om automatisch processen in gang te zetten. Het platform verbindt geen systemen met elkaar, maar opereert zelfstandig. De praktijk leert namelijk dat systemen aan elkaar koppelen en/of samen laten werken een vrijwel onmogelijke opdracht is. Voorbeeld: wanneer een medewerker in dienst komt zal HR de medewerker moeten opvoeren in het HR-systeem, de salarisadministratie werkt vervolgens met een eigen systeem waarin de werknemer moet worden ingevoerd en de afdeling IT maakt de inloggegevens aan voor de nieuwe medewerker in weer een ander systeem.

Het platform wordt vooraf ingericht door (bijvoorbeeld) HR met een workflow voor zowel nieuwe medewerkers als voor vertrekkende medewerkers. Het platform verzorgt vervolgens de signalen op basis van een vooraf ingestelde logische volgorde van activiteiten die moeten worden uitgevoerd om medewerker in- of uitdienst te verwerken.